İrtibat: 02868873052 Dahili: 126-127

mail: yaziisleri@gokceada.bel.tr

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

1. Meclis
2. Encümen
3. Evlendirme
4. Yazı İşleri (Gelen giden evraklar)
5. İdare Amirliği

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

İdari işlemlerin yasalara bağlı olarak düzenlenmesi ve takip edilmesini sağlamak.

GÖREV TANIMI

Belediye Meclisi ile İlgili Görevleri:

• Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliğine uygun olarak gereken işleri yapmak.
• Belediye birimlerinden mevzuata uygun olarak gelen teklifleri Belediye Meclisinde görüşülüp bir karar alınmak üzere Başkanlık Makamından havale edilen konuları gündem maddesi olarak Belediye Başkanının emirleri doğrultusunda hazırlayıp Meclis Başkanlığına sunmak.
• Meclis gündeminin ilanı ve tüm Meclis üyelerine en az üç gün önceden duyurulmasını sağlamak.
• Belediye Yayın Memurluğuna en az üç gün önce göndermek.
• Belediye Meclisinde alınan kararlar yazılı hale getirilerek Belediye Başkanı ve katip üyelere imzalatmak.
• Belediye Meclisinde alınan kararları 7 gün içinde Kaymakamlık Makamına göndermek.
• Belediye Meclisince alınan gerekli mercilerin onayından sonra ilgili birimlere iletmek.
• Meclis çalışmalarını düzenleyen tutanak ve karar özetlerini Belediye Başkanı ve katip üyelere imzalatarak ayrı bir dosyada saklamak, incelemeye hazır bulundurmak.
• Meclis tarafından alınan kararların özetleri yayımlanmak üzere Belediye Yayın Memurluğuna göndermek.
• Bir önceki Meclis oturumunda alınan kararların bir sonraki mecliste Belediye Meclis üyelerine imza karşılığı tebliğ etmek.
• Meclis üyelerinin Meclise devamlılığını belirlemek üzere Meclis Başkanlığınca tutulan devam cetvelini saklamak.
• Meclis üyelerine meclis devam cetveli, komisyonlardaki çalışma gün sayısına göre puantaj hazırlamak.
• Belediye Meclis üyelerinin mal beyanlarının 3628 sayılı Mal Bildirimi Kanununa göre alınması, gizlenmesi ve ilgili kurumlara gönderilmesini sağlamak.
• Belediye meclis kararlarından birer örneklerini sıra numarasına göre dosyalamak ve arşivlemek.

Belediye Encümeni İle İlgili Görevleri:

• Belediye birimlerinden mevzuata uygun olarak encümene girmek üzere teklif edilen evraklar Belediye Başkanından havaleli olarak gündeme alınır ve encümen toplantısından bir gün önce gündemi hazırlamak.
• Belediye Encümen gündemini Başkan ve üyelere sunmak.
• Belediye Encümeni karar defterini tutmak.
• Belediye Encümeni kararlarından imzalı birer örneklerini sıra numarasına göre bir dosyada saklamak ve kontrole hazır bulundurmak.
• Belediye Encümeni kararlarından yeterli miktarda çoğalmak ve ilgililerine tebliğ etmek.
• Belediye Encümenine sunulan tekliflerini her birine yazılmış olan kararı ekleyerek ayrı bir dosyada saklamak.
• İvedi hallerde Belediye Başkanının ve ilgili birimlerden Başkanlık onayı alınarak İvedi kaydını koyduğu evrakı gündem dışı olarak o günkü gündeme almak.
• Gündemde görüşülen konuları gündemdeki sırasına göre Encümen karar defterine yazmak
• Karar defterini tüm encümen üyelerine imzalatmak.
• Encümen üyelerine Encümen huzur haklarını yazarak ilgili birime ödenmesi yapılmak üzere havale etmek.

Evlendirme Memurluğu ile İlgili Görevler:

• İlgili mevzuat çerçevesinde, evlenmek isteyenlerin müracaatlarını kabul etmek.
• Evlenme dosyalarını hazırlamak, akdi yapmak.
• Aile cüzdanı düzenleyip vermek.
• Akdin Nüfus kütüğüne tescilini sağlamak.
• Evlenme kütük ve dosyalarını düzenli bir şekilde muhafaza etmek.
• İlgili mevzuat çerçevesinde kendisiyle ilgili diğer görevleri yapmak.

İdare Amirliği:

• Belediye Başkanlığına verilen genel nitelikteki teftiş ve denetleme raporlarının topluca sonuçlandırılmasını sağlamak.
• Belediye Başkanı’nın her türlü talimatını ilgililere iletmek ve sonuçlarını takip etmek.
• Belediye Başkanının emirleri doğrultusunda Belediye Birimleri çalışmalarının izlenmesi ve takibini yapmak.
• Belediye Başkanı’nın imzalaması, onaylaması gereken evrakların sunulması ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak
• Belediye Başkanı’nın, Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ve Belediye hizmet birimleri arasındaki koordinasyonu sağlamak.
• Yazışmaları, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas Ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yapmak ve yapılmasını sağlamak.
• Günlü ve süreli evraka zamanında cevap vermek.
• Belediyeye gelen yazıların ilgili birimlere havalesini sağlamak. Belediyeden çıkan yazıların ilgili kurumlara gönderilmesini sağlamak.
• Resmi ve özel şahıslardan gelen yazıların kaydının yapılmasını sağlamak.
• Kan anonsları, kayıp anonsları, özel ilan anonslarının yapılmasını sağlamak.
• Kentte bulunan kurum, kuruluş ve sivil toplum örgütlerinin etkinliklerinde gereksinim duyulan taleplere olanaklar ölçüsünde cevap vermek.
• Gelen giden evrak kayıtlarını ayrı ayrı elektronik ortamda tutmak.
• Gelen giden gizil evrak kayıtlarını tutmak.
• Belediyeye ait tüm hizmet binalarının bakım, onarım ve temizliğinin yapılmasını sağlamak.